MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S
NIT. 901.173.768-8
De acuerdo a los dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 del
2013, sus demás Decretos Complementarios y las normas que lo sustituyan o modifiquen,
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S adopta la política para el tratamiento de datos personales que se
verá expresada en este MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE
DATOS PERSONALES, para garantizar a los titulares de los datos el derecho constitucional que
tiene toda persona a conocer, actualizar, y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a
que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información
consagrado en el Artículo 20 de la misma y el derecho a disponer la entrega o no de estos datos
personales. Esta política será informada a los titulares de los datos que sean recolectados en el
ejercicio de las actividades contractuales, comerciales y laborales. El presente Manual está
destinado a aplicarse al Tratamiento de datos personales que no se encuentren excluidos de modo
expreso por la Ley, igualmente regula de manera expresa la obtención de la Autorización del titular
para el tratamiento de sus datos personales sensibles, a más tardar en el momento de la recolección
de sus datos, establecido en el literal b) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 en concordancia con
el literal c) del artículo 4, y el artículo 9 de la misma norma, así como el inciso primero del artículo
2.2.2.25.2.2, del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015: “Autorización. El Responsable del
Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la
recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e
informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades
especificas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.”.
CAPÍTULO I. DEFINICIONES
ARTÍCULO 1.- Para su aplicación en la presente política y de acuerdo con la normatividad vigente
en materia de protección de datos personales, se tendrán encuenta las siguientes.
DEFINICIONES:
1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al
Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la
existencia de las políticas de tratamiento de información que se le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
3. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y
a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden
estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines
oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular
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o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si mismo o
en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del
Tratamiento.
8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí mismo
o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
10.Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
11.Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o
fuera del país.
12.Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización
de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
CAPÍTULO II. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES
ARTÍCULO 2.- DEBERES: INVERSIONES SAPIENZA S.A.S., como
Responsable del tratamiento de los datos personales deberá cumplir con los siguientes deberes, sin
perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Solicitar por escrito, el consentimiento para la recolección de datos personales sensibles a los
titulares de los datos que se recopilan y conservar copia de la respectiva autorización otorgada
por el Titular;
b) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
c) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular;
d) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por
virtud de la autorización otorgada;
e) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
f) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa,
exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
g) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las
novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
h) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento;
i) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté
previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
j) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del Titular;
k) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
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l) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de
la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
m) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión
por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite
respectivo;
n) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
o) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
p) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPÍTULO III. DERECHOS DE LOS TITULARES
ARTÍCULO 3.- DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS: El Titular de los datos
personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento
o Encargados del Tratamiento. Este se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento este
expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto
en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012;
c) Ser informado por el Responsable o el Encargado directo del Tratamiento, previa solicitud,
respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen
o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a
esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ARTÍCULO 4.- SOLICITUD DE LOS DATOS POR EL TITULAR: La información
solicitada por el Titular podrá ser suministrada por cualquier medio disponible por INVERSIONES
SAPIENZA S.A.S incluyendo los electrónicos, según los requiera el Titular. La información deberá
ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo
a aquello que repose en la base de datos.
La información podrá suministrarse a las siguientes personas:
1. A los Titulares, sus causahabientes o sus Representantes Legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
Se designa a la persona encargada directa, que en general será el administrador de la copropiedad,
para que asuma la función de protección de datos personales, quien dará tramite a las solicitudes
de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refierala Ley 1581 de 2012 y su Decreto
Reglamentario 1377 de 2013.
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CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS,
SOLICITUDES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
ARTÍCULO 5.- CONSULTA DE LOS DATOS: Los titulares o sus causahabientes podránconsultar
la información personal del titular que repose en cualquier base de datos manejada por
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S., quien deberá suministrar a estos toda la información requerida
contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Las consultas
podrán formularse mediante solicitud por escrito dirigida conjuntamente a los correos:
clientes.suarez@gmail.com – sapienzasas@outlook.com o por medio físico mediante
comunicación escrita dirigida a INVERSIONES SAPIENZA S.A.S La consulta será atendida en un
término
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no
fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando
los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Las
disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno
Nacional podrán establecer termino inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal. La
consulta podrá expresar la dirección de notificación o dar autorización expresa para que la
respuesta sea notificada a correo electrónico que según la Ley 527 de 1999 es reconocido como
medio probatorio en Colombia.
ARTÍCULO 6.- RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información
contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualizacióno supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberescontenidos en la ley, podrán
presentar un reclamo ante INVERSIONES SAPIENZA SAS el cual será tramitado bajo las
siguientes reglas:
1. El reclamo se formulara mediante solicitud por escrito dirigida conjuntamente a los correos
electrónicos: clientes.suarez@gmail.com –
sapienzasas@outlook.com o en medio físico mediante comunicación escrita dirigida a
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S con la identificación del Titular en la Calle 93A 11 36 OFI 304,
la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los datos para su ubicación (dirección,
teléfono y correo electrónico), y acompañando los documentos que se requieran hacer valer, Si
el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes
a la fecha del recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha
el requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para
resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) dos días hábiles
e informara de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir
del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender e lreclamo dentro
de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término.
4. Contra las decisiones estipuladas en las respuestas, cabrá siempre el recurso de apelación ante
el Consejo de Administración, el cual deberá ser interpuesto dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes al momento en el que se recibió la respuesta y deberá ser decidido entre los 10 días
corrientes, siguientes al día en que fue interpuesto.
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CAPÍTULO V. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES
ARTÍCULO 7.- TRANSFERENCIA DE DATOS: Está prohibida la trasferencia de datos personales
de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se
entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los
estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en
ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley Estatutaria 1581 de 2012 exige a sus destinatarios.
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca
para la transferencia;
2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular
por razones de salud o higiene publica;
3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Republica de
Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del
Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con
la autorización del Titular;
6. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia de interés público, o para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en proceso judicial.
CAPÍTULO VI. PRINCIPIOS
ARTÍCULO 8.- PRINCIPIOS: De acuerdo al Artículo 4 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012,
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S aplicara los siguientes principios para el tratamiento de datos
personales:
1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El Tratamiento de
Datos Sensibles es una actividad reglamentada, que debe sujetarse a lo establecido en esta Ley
y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento de Datos Sensibles debe obedecer a una finalidad
legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
3. PRINCIPIO DE LA LIBERTAD: El Tratamiento de Datos Sensibles solo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, Los datos personales no podrán ser
obtenido o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que
releve el consentimiento.
4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta al Tratamiento de Datos
Sensibles debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento de Datos Sensibles debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento,
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
conciernan.
6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la
presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas
autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales,
salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de
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divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la
presente ley.
7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta al Tratamiento por el Responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar
con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado
o fraudulento.
8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todo el personal en INVERSIONES SAPIENZA S.A.S
que intervenga en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos
está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su
relación con alguna de las labores que comprenden el Tratamiento, pudiendo solo realizar
suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
CAPÍTULO VII. DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
ARTÍCULO 9.- EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLE: Este será
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S., identificado con el NIT. 901.173.768-8 con domicilio Calle 93A
11 36 OFI 304 de la ciudad de Bogotá D. C. – Cundinamarca, correo electrónico:
clientes.suarez@gmail.com teléfono: 756 6030 nombre del Representante legal José Edison
Suarez.
CAPÍTULO VIII. DEL TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS
PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO
ARTÍCULO 10.- TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN: El Tratamiento
de los datos personales de cualquier persona natural o jurídica con la cual INVERSIONES
SAPIENZA S.A.S., tuviere establecida o estableciera una relación contractual,comercial y/o
laboral, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia.
ARTÍCULO 11.- FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN: Los datos personales podrán ser
recolectados por cualquier medio físico, electrónico o verbal y serán tratados para:
1. Desarrollar el objeto social del INVERSIONES SAPIENZA SAS conforme a sus estatutos.
2. Ofrecer servicios de arrendamiento y venta de bienes inmuebles.
3. Ejecutar la administración del bien inmueble previa existencia del contrato de mandato entre el
propietario y la inmobiliaria.
4. Celebrar contratos de arrendamiento y/o compraventa para vivienda y/o comercio.
5. Realizar por medio de aliados estratégicos estudios a fin de determinar la viabilidad del posible
arrendatario.
6. Preservar en el archivo histórico la información contable, de ex trabajadores, y de clientes, de
conformidad a lo establecido por la ley.
7. Suscribir contratos de mandato, arrendamiento y corretaje con los propietarios, arrendatarios
(incluidos deudores solidarios)
8. Celebrar convenios con terceros que prestan sus servicios a la inmobiliaria
9. Prestar por intermedio de proveedores el servicio de mantenimiento de los inmuebles y los
arreglos locativos que resulten necesarios para su uso y disfrute
10.Informar a los terceros que prestan el servicio de fianza o seguros sobre los arrendatarios
(deudores solidarios), el incumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con la
inmobiliaria.
11.. Efectuar el cobro pre jurídico o judicial de las obligaciones que se encuentran en mora con Inmobiliaria
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de manera directa o por medio de un tercero
12.Realizar acuerdos de confidencialidad con los trabajadores y los terceros a los cuales la
inmobiliaria les proporciona información.
13.Realizar el seguimiento de protocolos de bioseguridad dentro de la empresa.
14.Realizar el envío de la información relacionada con productos o servicios ofrecidos por
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S.
15.Cumplir las normas aplicables a proveedores, contratistas y trabajadores.
16.Cumplir todos sus compromisos contractuales.
17.Cumplir con la normatividad vigente en Colombia.
18.Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y deseguridad
social.
19.Establecer Alianzas Comerciales.
FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

La finalidad de la Política de Protección de Datos Personales busca:
Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones
de la ley.
1- generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y
sensibles de sus titulares.
2- La finalidad de INVERSIONES SAPIENZA S.A.S con respecto a la recolección y tratamiento de
Datos Personales frente a:
ACCIONISTAS
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S almacena clasifica recolecta, salvaguarda y conserva la
información personal de sus accionistas tales como:
• Nombre completo;
• Nacionalidad;
• Domicilio (calle, número, barrio, departamento);
• Teléfono y/o celular;
• Correo electrónico;
• Fecha de nacimiento;
• Estado civil;
• Cédula de ciudadanía
CLIENTES
Los clientes de INVERSIONES SAPIENZA S.A.S aceptan que la inmobiliaria los contacte por
diferentes canales como teléfono fijo, teléfono celular, mensajes por correo electrónico para
brindarles información general de la obligación contractual con la empresa y las siguientes aquí
mencionadas:
• Ejecución de relaciones comerciales y contractuales que sostengan o llegasen a sostener con la
empresa en calidad de arrendatarios o clientes según aplique, y exigir el cumplimiento de estas.
•Contactarlos para efectos del cumplimiento o ejecución de las obligaciones
• Conocer y tratar los Datos Personales del cliente.
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• Implementar las medidas de salud y seguridad necesarias para el ingreso a las instalaciones de la
empresa y la ejecución de las relaciones.
• Contactar al Cliente o arrendatario (telefónicamente, vía email, SMS y cualquier otro medio) para
brindarle información relacionada con la relación contractual. Utilizar los Datos Personales
únicamente con fines comerciales
EMPLEADOS
Además de las finalidades antes enunciadas los Datos Personales de nuestros empleados serán
tratados (recopilados, usados, almacenados, y actualizados) con las siguientes finalidades según
aplique:
Esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las
afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de
sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y
horario de trabajo del empleado exámenes médicos periódicos. Hoja de vida documentos de
identidad información sobre estudios realizados. Administrar y operar, directamente los procesos de
selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes
verificara y recopilara la información de la siguiente la manera.
•Evaluar y calificar la idoneidad de los participantes en el proceso de selección, atendiendo a las
características de la vacante que requiera contratar, incluyendo, nombre, apellidos, fecha de
nacimiento, tipo y número de documento de identidad, dirección del domicilio, correo electrónico,
teléfono fijo, teléfono celular, ciudad de residencia, estudios realizados, calificaciones obtenidas en
estos, experiencia laboral, hoja de vida del aspirante, datos de salud, así como de cualquier
información relacionada al proceso de selección que sea suministrada durante la realización de
pruebas o exámenes de desempeño, entrevistas, exámenes de ingreso.
• Verificar referencias laborales, profesionales y personales.
• Mantener información de contacto que permita actuar en caso de emergencia por cualquier
eventualidad que pueda sufrir durante el proceso de selección.
• La celebración, ejecución y terminación del contrato de trabajo
• Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos, tales como nómina,
afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar, salud
ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador;
• El cumplimiento de las obligaciones laborales, tales como, pero sin limitarse a ellas: (i) afiliación al
sistema de seguridad social, caja de compensación y pago de aportes, (ii) expedición de certificados
de ingresos y retenciones y certificados laborales, (iii) suministrar información a entidades o
autoridades nacionales que requieran los Datos Personales del empleado, conforme a las normas
vigentes.
• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación
y de las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PROVEEDORES
Contacto permanente para solicitud de cotizaciones y gestión de las relaciones comerciales que
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surjan para el desarrollo de la actividad económica de la empresa, con el objeto de adquirir sus
productos o servicios los datos almacenados corresponden a nombres direcciones correos
electrónicos teléfonos de contacto.
La ejecución de la relación comercial o contractual que sostenga con la inmobiliaria en calidad de
proveedor o contratista, derivada de la prestación de servicios o suministro de bienes, ya sea a través
de contratos u órdenes de compra (En adelante la “Relación Contractual”) y exigir el cumplimiento
de la misma.
• Contactarlo para efectos del cumplimiento o ejecución de la Relación Contractual.
• Procesar pagos; expedir o solicitar facturas e información relacionada con estas.
• Tratar los Datos Personales de los empleados y contratistas que utilice para la ejecución de la
Relación Contractual, cuando sea necesario para la ejecución de esta.
• Implementar las medidas de salud y seguridad necesarias para el ingreso a las instalaciones de la
empresa.
• Solicitar cualquier otro documento legal que se requiera para la realización de pagos contratos o
cuerdos.
VISITANTES
Además de las finalidades enunciadas en el literal anterior, los Datos Personales de nuestros
visitantes serán (recopilados, usados, almacenados, y actualizados) por INVERSIONES SAPIENZA
S.A.S aclarando que recibe en sus instalaciones poca frecuencia y cantidades mínimas de visitantes,
teniendo en cuenta que los pagos de canon de arrendamientos se efectúan a través de
consignaciones o sistema de recaudo.
La información que suministran los visitantes a manera de control de acceso es registrada por parte
de la empresa en el libro de registro de visitantes, quienes manejan su planilla de ingreso, buscando
obtener control frente a posibles incidentes de seguridad e identificación de las personas que ingresa
a la oficina lo datos solicitados son nombre cedula teléfono y las normas vigentes sobre información
epidemiológica derivada de la pandemia del Covid 19.
PROCESOS DE SELECCIÓN
Inversiones Sapienza S.A.S Además de las finalidades anteriores para llevar a cabo para el
tratamiento de los datos Personales, las personas que aspiren a cualquier vacante que la empresa
oferte y que se publicara en la prensa tratara los datos con responsabilidad y serán recopilados,
almacenados y actualizados de acuerdo con esta política. Los datos recopilados serán hojas de
vida que se recibirán únicamente en el correo corporativo de la empresa. La cual en el momento que
sea recibida la hoja de vida se le enviara al interesado de la vacante esta política informándole sobre
cómo serán tratados sus datos.
La Información obtenida a la cual se le dará el respectivo Tratamiento de Datos Personales
recopilados por INVERSIONES SAPIENZA S.A.S podrán comprender lo siguiente:
• Nombre completo;
• Nacionalidad;
• Domicilio (calle, número, barrio, departamento);
• Teléfono y/o celular;
• Correo electrónico;
• Fecha de nacimiento;
• Estado civil;
• Cédula de ciudadanía;
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• Historial académico;
• Salario actual;
• Antecedentes laborales, incluyendo, sin limitación, información relativa a su empleo actual e
información relativa a su(s) empleo(s) anterior(es);
• Referencias personales y laborales; y,
• Objetivos, intereses, aptitudes y conocimientos profesionales.
• títulos/ tarjetas profesionales
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S podrá recabar sus Datos Personales por cualquier medio legítimo.
Sus Datos Personales podrán ser utilizados para lo siguiente: corroborar información suministrada
dar cumplimiento a lo establecido en las normas laborales; realizar exámenes médicos. Los Datos
Personales Sensibles INVERSIONES SAPIENZA SAS tiene como política no dar Tratamiento a
Datos Personales Sensibles si esto no es imprescindible para las actividades de la misma. Favor de
no proporcionar a Inversiones Sapienza por ningún medio sus Datos Personales Sensibles, tales
como origen racial o étnico, información genética, creencias religiosas, filosóficas y morales,
afiliación sindical, opiniones políticas y/o preferencias sexuales. En caso de que INVERSIONES
SAPIENZA S.A.S, por cualquier motivo, reciba sus Datos Personales Sensibles los desechará
automáticamente (o en caso de requerirlos les dará el respectivo tratamiento de acuerdo con esta
política) 3. Medidas de seguridad en el Tratamiento de los Datos Personales Inversiones Sapienza
S.AS, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles,
observará en todo momento los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad,
transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en la Ley
1581. Así mismo, INVERSIONES SAPIENZA S.A.S cumplirá en todo momento con las Medidas de
seguridad administrativas, técnicas y físicas que permitan proteger los Datos Personales y/o Datos
Personales Sensibles contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o Tratamiento
no autorizado a dichos Datos Personales y/o Datos Personales Sensibles.
ADMINISTRACION INMUEBLES DE TERCEROS
De acuerdo con el objeto social Inversiones Sapienza S.A.S recopilara y almacenara información de
inmuebles de terceros, los cual nos entregan para su administración, la información recibida de los
propietarios de los inmuebles será: Nombres, documentos de identidad, direcciones, números de
contacto, certificado de libertad y tradición del predio que se va a recibir y cualquier otro documento
indispensable para firmar los correspondientes contratos. Esta información aplicara para el
propietario y o los propietarios según sea el caso.
ARRENDATARIOS Y DEUDORES SOLIDARIOS
Inversiones Sapienza S.A.S en el desarrollo de su actividad económica recopila y almacena datos
de los interesados en tomar en arriendo los bienes inmuebles que la empresa dispone para arrendar;
denominados arrendatarios, coarrendatarios y/o deudores solidarios que inician un proceso de
estudio de crédito para llevar a cabo la firma del contrato. Estos datos son transferidos, por parte de
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S o por los solicitantes interesados a las compañías de seguros para
su aprobación. Los datos recopilados en este proceso podrán ser utilizados en procesos jurídicos
que puedan surgir durante o después la vigencia del contrato y/o las obligaciones contractuales de
los arrendatarios o deudores solidarios tengan con la empresa. Esto aplica únicamente para los que
tengan vínculo con la empresa, para los demás que no continúen con los procesos de estudio sus
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datos serán tratados de acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
En el caso de la información trasmitida directamente o por los solicitantes a las empresas de seguro,
es claro que INVERSIONES SAPIENZA S.A.S, no tiene control ni manejo de los datos suministrados
a estos terceros.
Parágrafo: En el caso de arrendatarios, coarrendatarios, y/o deudores solidarios deben mantener
vigente la autorización de datos personales y actualizarlos mientras exista vinculo contractual, y/o
saldos pendientes de cancelar.
SUPRESION DATOS EN SOLICITUDES DE ARRENDAMIENTO
Cuando una persona interesada en arrendar un Inmueble sea informada que su solicitud de estudio
no fue aprobada, tendrá treinta días (30) calendario a partir de conocer la decisión para reclamar los
documentos que presentó en su solicitud. Pasados treinta días (30) calendario INVERSIONES
SAPIENZA S.A.S., podrá realizar la supresión total de dicha documentación.
ARTICULO 12.-SUPRESION DEL DATO
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar A INVERSIONES
SAPIENZA SAS., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
1.Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la normativa vigente.
2.Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3.Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron
recabados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo
solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos
personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:
1.El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2.La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones
administrativas.
3.Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para
realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente
adquirida por el Titular.
En ejercicio de los DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO; En el evento en que el titular del
dato manifieste su negativa o no autorización para el tratamiento de los datos personal; o solicite
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o
contractual que impida eliminarlos, se procederá de conformidad con las políticas de tratamiento.
Suprimiendo el dato y dejando las respectivas constancias.
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La compañía se reserva el derecho de contratar con quienes no permitan el manejo del dato.
ARTÍCULO 13.- PROHIBICIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE
MENORES:
De acuerdo con el Artículo 6 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 Se prohíbe el Tratamiento de
datos sensibles, excepto cuando El Titular haya dado su autorización explícita a dicho
Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización.
1. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre
física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán
otorgar su autorización;
2. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías
por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro,
cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente
a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.
En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
3. El tratamiento se refiere a los datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de losTitulares.
ARTÍCULO 14.- PROHIBICIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES: El
Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se
trate de datos de naturaleza pública. Los datos de los niños, niñas y adolescentes pueden ser objeto
de Tratamiento por parte de INVERSIONES SAPIENZA SAS
siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e
inequívocamente se responsabiliza a la realización del principio de su interés superior, cuya
aplicación específica devendrá del análisis de cada caso particular.
ARTÍCULO 15.- AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA LA RECOLECCIÓN: Siempre que no
se trate de datos de naturaleza pública INVERSIONES SAPIENZA S.AS., solicitará, a más
tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el
Tratamiento de los mismos y le informará los datos personales que serán recolectados, así como
todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento
PARÁGRAFO 1.- Para los datos recolectados antes de la entrada en vigencia de esta política,
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S., solicitará a través de mecanismos eficientes de comunicación,
la autorización de los titulares para continuar con el Tratamiento de sus personales, así mismo
tratará de poner en conocimiento de estos sus políticas de Tratamiento de la información y el modo
de ejercer sus derechos.
PARÁGRAFO 2.- En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas de
Tratamiento de los datos personales, referido a la identificación del Responsable y a la finalidad del
Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, de
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S., comunicará estos cambios al Titular antes de o a más tardar al
momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva
autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
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PARÁGRAFO 3.- INVERSIONES SAPIENZA SAS., establecerá mecanismos para obtener la
autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado, por escrito, mediante las
plataformas de redes sociales, en forma personal, en conversaciones telefónicas o mediante
solicitud de autorización escrita enviada por vía correo electrónico.
PARÁGRAFO 4.- No obstante, la autorización del titular para la recolección y manejo del dato; esta
se extenderá a la que INVERSIONES SAPIENZA SAS, pueda obtener de redes sociales, la cuales
tiene una característica de ser pública; por la naturaleza e información contienen y que ha
trascendido a lo público.
ARTÍCULO 16.- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD:
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente,
INVERSIONES SAPIENZA SAS., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 17.- RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PARA DAR CUMPLIMIENTO A
PROTOCOLOS DE BIOSEGURIDAD PARA MITIGAR, CONTROLAR Y REALIZAR EL
ADECUADO MANEJO DEL RIESGO DE LA PANDEMIA POR EL COVID-19
INVERSIONES SAPIENZA S.A.S recolectará datos de la persona que ingrese a sus instalaciones
con el fin de mitigar el riesgo que representa la pandemia Covid-19 para lo cual tendrá en cuenta
las siguientes directrices conforme a informar a la persona la finalidad específica de la recolección
de sus datos.
RECOLECCIÓN DE DATOS. Es necesario tener en cuenta que: a) No se pueden utilizar medios
engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales. b) Se debe
informar a la persona la finalidad específica de la recolección de sus datos. c) No se puede recolectar
cualquier dato sino solo aquel o aquellos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para
la cual son requeridos. Los Responsables del Tratamiento de Datos Personales deben estar en
capacidad de justificar o explicar la necesidad de recolectar los datos que solicitan a las personas.
d) No se deben recolectar datos diferentes a los exigidos expresamente por el Ministerio de Salud
y Protección Social para efectos de dar cumplimiento a los protocolos. e) Salvo en los casos
expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin la autorización
previa, expresa e informada del Titular. La autorización se puede obtener por cualquiera de los
mecanismos – escrito, verbal, electrónico o conductas inequívocas – previstos en el Artículo 7 del
Decreto 1377 de 2013, pero el responsable de su tratamiento tiene el deber de conservar prueba
de dicho consentimiento.
Por lo anterior INVERSIONES SAPIENZA S.A.S informara al ciudadano la norma específica que
ordena recolectar los datos que se le solicitan para dar cumplimiento a los protocolos de
bioseguridad CIRCULAR EXTERNA No. 008 DE 2020
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS. Se deberán implementar las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos
personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento,
así como garantizar los principios de confidencialidad, acceso y circulación restringida.
LIMITACIÓN TEMPORAL DEL USO DE LOS DATOS. Los datos recolectados para dar
cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se podrán usar para los fines indicados
por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se podrán Incorporado en el Decreto 1074 de
2015. Almacenar durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez
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cumplida la finalidad, el Responsable del Tratamiento de Datos Personales deberá suprimir de oficio
los datos recolectados.
ARTÍCULO 18.- FORMULARIOS Y AVISOS COMPLEMENTARIOS AL PRESENTE
MANUAL: Harán parte de este Manual los siguientes Documentos e Implementos exigidos por la
Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Complementarios y Reglamentarios:
1. AVISO DE PRIVACIDAD:- En los casos en los que no sea posible poner a disposición del
Titular las políticas de tratamiento de la información, de INVERSIONES SAPIENZA S.A.S.,
deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales
políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar
al momento de la recolección de los datos personales. Igualmente en él se debe informar sobre
la recolección de datos personales. El Aviso de Privacidad debe estar en un lugar visible dentro
de la empresa.
PARÁGRAFO: _ CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD: El aviso de privacidad,como mínimo,
deberá contener la siguiente información:
a) Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los derechos que le asisten al titular.
d) Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de
Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en
el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular como
acceder o consultar la política de Tratamiento de información.
2. FORMATO PARA PQRS:- Documento que se podrá reclamar en las instalaciones de la
empresa para presentar ante la Administración Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
respecto a la recolección y al tratamiento de Datos Sensibles por parte de la empresa.
3. FORMATO DE SOLICITUD DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS
SENSIBLES Y FORMATO PARA LA OBTENCIÓN DE LOS DATOS:- En este documento, se
solicitará autorización previa del Titular de los datos recolectados, y en él se informará
a) Las finalidades de la recolección,
b) Los derechos que le asisten a los Titulares de la información y
c) La existencia y lugar donde se puede conocer la Política de Tratamiento deDatos
Personales.
ARTÍCULO 19.- VIGENCIA: La presente política rige a partir del 01 marzo de
Del año 2021.
Representante Legal: